ديسمبر 2018

حالة للدراسة

شركة الأساسية للإلكترونيات المحدودة ,هي شركة ذات مسؤولية محدودة مملوكة للسيد محمد أحمد العرفج الذي شارك بشكل عام في تجارة الإلكترونيات على وجه الخصوص منذ عام 1961. وهو رئيس مجلس الإدارة لأنه يمتلك 75٪ من رأس مال الشركة ، يساعده نجله السيد قاسم العرفج كمدير عام يمتلك 25٪ من رأس المال.

 

توظف الشركة الآن حوالي 2000 موظف وفني ومتخصص. تدار الشركة من مكتبها الرئيسي في الخبر ، في حين أن لديها عدة فروع بأكثر من 150 موقعًا من الفروع والمتاجر ومحلات البيع بالتجزئة في مختلف مناطق المملكة وخاصة الفروع ومراكز خدمة ما بعد البيع في المنطقة الشرقية (الخبر والدمام والإحساء) وفروع ومراكز خدمة بالمنطقة الوسطى (الرياض والقصيم) وفروع ومركز خدمة بالمنطقة الغربية (جدة) وفروع ومركز خدمة بخميس مشيط بالمنطقة الجنوبية.

 

تمتلك الشركة مرافق توزيع ومراكز خدمة في كل من القصيم والإحساء وعرعر وجيزان والمدينة المنورة مع الكثير من عقود الصيانة على مستوى المملكة. تجاوز إجمالي مساحة التخزين في مستودعات الشركة 150 ألف متر مربع. يبلغ رأس مال الشركة المدفوع 80.000.000.00 ريال سعودي مدعومًا برأس مال احتياطي قدره 40.000.000.00 ريال سعودي ، وبالتالي يبلغ إجمالي رأس المال العامل 120.000.000.00 ريال سعودي (32.666.666.00 دولار أمريكي).

 

يشمل نشاط الشركة بشكل أساسي التجارة في الأجهزة الإلكترونية والكهربائية والمعدات الطبية الحيوية وأنظمة الأمن الإلكترونية والساعات وقطع الغيار والأشرطة والبطاريات وغيرها يأتي من موردين عالميين ذوي سمعة طيبة على تمثيل الوكالة الحصرية في المملكة العربية السعودية.

استخدمت شركة الأساسية أكثر من 5 أنظمة قبل بدء مشروع تخطيط موارد المؤسسات ، تم تطوير العديد منها بواسطة بائعين محليين وداخليًا بواسطة الأساسية على مدار العقد الماضي. كانت هذه الأنظمة القديمة مكلفة في التشغيل ويصعب صيانتها وتطويرها و لم يقدموا بيانات دقيقة ومنسقة يمكن الوصول إليها, كانت مطلوبة لاتخاذ قرارات جيدة وفي الوقت المناسب وتقييم الأداء (مثل أداء التسليم ومقاييس الجودة). غالبًا ما لا تصلح هذه الأنظمة القديمة تمامًا لبيئة الأعمال التجارية المتعددة الحديثة. كان أحد الأخطاء للنظام هوعدم وجود اتصال بين المواقع الفردية. نقل العمل الجاري في كثير من الأحيان بين المواقع لا يمكن تتبعه بدقة وغالبًا ما يتسبب في مشاكل في الجرد والمخزون.

 

كان لدى الأساسية أيضًا مجموعة من الأنظمة الفردية للتحكم في الوظائف التجارية والمالية والمشتريات ومراقبتها ، وقد واجهت هذه الأنظمة مشاكل في التفاعل مع بعضها البعض ، حيث كان لديهم قواعد بيانات وتنسيقات ملفات مختلفة. لم تسمح الأنظمة القديمة لـلأساسية بإنشاء اتصال مباشر عبر الإنترنت مع العملاء والشركاء والموردين. في الواقع ، لم تدعم هذه الأنظمة نموًا كبيرًا للأعمال ولم تكن مرنة بما يكفي لمواكبة بيئة الأعمال المتغيرة. في هذه المرحلة ، أدركت الأساسية أن اعتماد نظام تخطيط موارد المؤسسات كان العامل الأكثر أهمية الذي يمكن أن يمكّن الشركة من التغلب على التحديات ويؤدي إلى نجاح الأعمال. عند اختيار مورد تخطيط موارد المؤسسات ، أخذت الأساسية في الاعتبار العوامل التقليدية مثل المواقف المالية والتاريخ وحالات النجاح / الفشل والأشخاص. يوجد ضمن فريق المشروع مدراء داخليون وموظفون متخصصون لديهم معرفة حيوية بالعلاقات التجارية متعددة الوظائف وخبرة الأنظمة الداخلية القديمة. بالاشتراك مع هذا الفريق ، يكون لكل وحدة أعمال تشغيلية (OBU) فريق تخطيط تخطيط موارد المؤسسات الخاص بها ، وهو مسؤول عن التنفيذ والعمل على التغييرات والتدريب.

 

قررت الأساسية اعتماد واستخدام حل SajayaERP المقدم للمشاريع الصغيرة والمتوسطة الحجم. كانت هناك العديد من المشاكل التي واجهناها في تنفيذ المشروع ,في ثلاثة مجالات من الصعوبات الثقافية والتجارية والفنية.

 

يمر مشروع تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP) التابع لللأساسية بعدة مراحل ، وكانت المرحلة الأولى عبارة عن دراسة مكثفة قصيرة لتحديد نطاق المشروع وتقديم مخطط تفصيلي وتكلفة. تم تشكيل لجنة توجيهية لإدارة التوجيه المالي للمشروع وتم تشكيل “فريق أساسي لتخطيط موارد المؤسسات” للتحكم والإشراف على عملية التنفيذ الفعلية. تم تحديد الأهداف وخطة التنفيذ في هذه المرحلة.

 تشمل المخرجات التي تم الحصول عليها من هذه المرحلة عملية تنفيذ النظام وفريق المشروع وأدوار ومسؤوليات فريق المشروع وأهداف المشروع وخطة المشروع ونطاق المشروع وعملية تتبع المشروع وجدول التنفيذ.

 

في المرحلة الثانية ، تم تحديد نطاق تطبيق SajayaERP والذي يؤدي إلى إنشاء مخطط الأعمال. مخطط الأعمال كان عبارة عن توثيق مفصل لمتطلبات الأساسية بتنسيق WinWord. تضمنت الأنشطة التي تم تنفيذها خلال المرحلة الثانية من المشروع مراجعة تدفق المعلومات ، وتحديد واجهة النظام الخارجية ، وتطوير نموذج أولي للوحدات ، وتحديد السياسات والإجراءات الجديدة. كانت المخرجات المتوقعة لهذه المرحلة هي تحديد عملية اجراء الأعمال ، وعملية واجهة النظام ، ومتطلبات التخصيص ، ومتطلبات التقرير ، ودعم التمويل وحجز عمل الموظفين ، والسياسات والإجراءات الجديدة. خلال المرحلة الثانية تم تحديد الهياكل الأساسية للمشروع. كما تم اعتماد إدارة البرامج المتكاملة (IPM) للبحث والتطوير وستغطي في نهاية المطاف الأعمال بالكامل. تم إجراء تغيير كبير أيضًا عن التوقيت الأصلي للمرحلة الأولى ، وتم تأجيل استكمال الموجة الأولى لمدة 6 أشهر تقريبًا. وقد أدى هذا إلى تأخير للموجة الثانية بالمبلغ المقابل. كان التغيير في الجدول الزمني ممكنًا دون زيادة كبيرة في التكلفة لأن المشكلات تمت معالجتها في وقت مبكر بما فيه الكفاية في البرنامج.

 

في المرحلة الثالثة ، تم تشغيل برنامج تجريبي صغير النطاق للنظام لمدة 3 أشهر وطوال هذه الفترة ، أصبحت المنشأة معروفة باسم متجر.و الإنتاج هو محور الاهتمام الرئيسي للشركة بأكملها. تم اختيار هذا المرفق للتشغيل التجريبي لأن المرفق ينتج الأجزاء فقط ، وتتدفق المواد إلى المنشأة بأحجام منخفضة من الموردين الخارجيين ووحدات التشغيل الداخلية. كان الغرض من البرنامج التجريبي هو توضيح: مبادئ الأعمال والعمليات والإجراءات وتعريفات الأدوار والسلوكيات والبرامج والأجهزة ونقل البيانات.

 

كانت أهداف هذا التدريب في المرحلة الرابعة هي تمكين المستخدمين من الحصول على صورة أفضل لميزات النظام العالمي ، وتعزيز قدرة وثقة المستخدم في تشغيل النظام ، وتعزيز قدرة المستخدم على ربط النظام بالتشغيل اليومي. غطى التدريب وحدات التمويل ووحدات الموارد البشرية ووحدات التوزيع ووحدات التصنيع ووحدات المشروع ووحدات الخدمة وتدريب النظام.

 

في المرحلة النهائية ، حيث تم التخطيط لـ “Go Live” الرئيسية للنظام الجديد ، كان الجزء الأكثر صعوبة في عملية القطع هو نقل البيانات من الأنظمة القديمة. الحجم الهائل للبيانات التي يجب نقلها أكبر بكثير من أي معاملات سيتم تنفيذها بواسطة النظام بعد ذلك. لكي تنجح هذه العملية ، يجب الاحتفاظ بالبيانات في حالة “مستقرة” لمدة 10 أسابيع تقريبًا. تتضمن البيانات الأولية التي سيتم نقلها بعض بيانات المعاملات والبيانات الرئيسية ، على سبيل المثال ، قوائم الموردين. في حالة حدوث أي تغييرات على البيانات الموجودة على الأنظمة القديمة بعد النقل ، يتم تسجيلها ثم تمريرها إلى النظام الجديد. تم تحميل البيانات المتبقية بعد “Go Live”. تضمنت الخطوة التالية أثناء عملية “Go Live” تشغيل نظام MRP لتهيئة النظام بأكمله. لم يتم نقل أوامر الشراء وطلبات الشراء من النظام القديم ، وبدلاً من ذلك ، يجب أن ينشئها تشغيل MRP جديدًا. استغرقت عملية “Go Live” بأكملها ما يقرب من أسبوعين حتى تكتمل ، وخلال هذا الوقت كان النظام الجديد “بعيدًا عن الهواء”. مباشرة بعد “Go Live” ، تم تبديل الأنظمة القديمة الحالية لعرض الوضع فقط. يتيح وضع العرض فقط إجراء مقارنات بين النظامين القديم والجديد. ومع ذلك ، لم تعد الأنظمة القديمة تحت التنفيذ.

 

تعرض هذه الدراسة الخبرات التي تم الحصول عليها من مشروع تنفيذ ERP ناجح في الأساسية. لقد فهمت الأساسية الصعوبات التجارية والثقافية والتقنية لمثل هذا المشروع الكبير ، وقام بتطوير هاذ المشروع فريق تنفيذ أساسي قوي. استخدم الفريق المهارات المتخصصة للاستشاريين وأنتجت الشراكة مع الاستشاري إطارًا معماريًا سليمًا للمشروع. سيحقق النظام مكاسبه الكاملة عندما يصبح في مستواه التنفيذي. ستكون فوائد انخفاض تكلفة تكنولوجيا المعلومات مرئية عندما يصبح النظام مستقرًا ويتاح للمستخدمين الوقت للتكيف مع ممارسات العمل الجديدة. تتمثل الفائدة الفورية التي سيحققها النظام في القدرة على الوعد ثم تسليمه للعميل في الوقت المحدد. كان هذا شيئًا لم تستطع الأنظمة القديمة تحقيقه أبدًا. ستعمل القدرة على التسليم في الوقت المحدد على تحسين رضا العملاء وكذلك تحسين ثقة العملاء ، مما سيؤدي إلى زيادة الطلبات في المستقبل. سيعمل النظام أيضًا على تحسين العلاقة في سلسلة التوريد ، حيث ستصبح المعاملات أسهل من خلال استخدام الاتصالات الإلكترونية. سيؤدي مستقبل المشروع في النهاية إلى الحاجة إلى مستودع بيانات. يتم تخزين البيانات مركزيًا ويتم استخراجها من قواعد البيانات التشغيلية والتاريخية والخارجية.

 

تمتص قاعدة البيانات باستمرار البيانات الجديدة وتدمجها مع البيانات السابقة. في الختام ، ينبغي تشجيع الدراسات الخاصة بالإبلاغ عن مشاريع تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات الناجحة. إنها أفضل طريقة لمشاركة التجارب الناجحة بين الشركات ذات الطبيعة المماثلة. يجب أيضًا مراعاة القضايا المتعلقة بفترة ما بعد التنفيذ ، بحيث يتم فهم الاحتياجات والمتطلبات الاستراتيجية للحفاظ على فعالية أنظمة معلومات المؤسسة بعد فترة من الاستقرار النسبي بعد التنفيذ الأولي بشكل واضح.

Call us:

+962 6 5532981 (JO)

+966 9 20010186 (KSA)

Email us: 

info@sajaya.com

Head quarter:

Amman, Jordan PO Box: 2823 Postal Code: 11953

Riyadh Office:

Riyadh, KSA Al – 

Takhasusi St.Business Complex 

Matrix group website:

www.matrix.jo